조직에서 일에 대한 대화에는 업무에 대한 정보가 반드시 필요하고, 주고받는 정보의 양과 질에 따라 서로의 관계와 영향 및 효과가 달라집니다. 그래서 성과 커뮤니케이션에서의 가장 중요한 resource는 바로 information입니다. 조직에서 정보가 자원으로써 관리되는 모습은 이렇게 정리할 수 있겠습니다.

조직에서 필요한 정보는 기록이나 데이터 자체로 존재하기도 하고, 보고서, 회의록, 매뉴얼, 규정 등의 문서에 담기도 합니다. 즉, 조직의 정보는 정보 자체로 존재하기보다 업무의 흐름과 같이 움직이고 필요에 맞게 변형하여 활용하는 것이죠.

또한, 정보의 활용 측면에서 보면, 양질의 정보가 잘 분류되어 활용되는 채널을 확보하는 것이 중요합니다. 조직은 효율을 추구해야 하므로 가급적 추가 검증이 필요 없는 구체적이고 사실에 맞는 정보들이 중요도, 민감도, 복잡성 등에 따라 분류되어 체계적으로 관리되는 것이 좋습니다.

따라서 성과는 '커뮤니케이션'해야 합니다. 일의 결과는 어떠한지, 성과에 대해 부족하거나 필요한 것은 무엇인지 등을 이야기해야 합니다. 최근의 성과관리는 피드백이나 원온원 같은 비교적 강도 높은 커뮤니케이션을 강조합니다. 그렇다면 업무에 필요한 정보, 즉 성과 커뮤니케이션의 정보는 어떤 관점에서 관리해야 할까요? 다음 3가지 Check point를 통해 정보 관리의 현황과 방향성을 살펴봅니다.

✔️ 구성원들이 업무에 필요한 정보를 쉽게 찾고 있나요?

우리가 일을 시작할 때는 해당 업무에 필요한 정보부터 찾습니다. 기존에 진행했던 업무에 관한 자료를 찾고, 관련 데이터를 수집하고, 최신 자료나 외부 정보를 찾아서 비교하고 참고하며, 관련한 사람들을 찾아 직접 의견을 들어보는 등 문서화되지 않은 정보들도 활용합니다. 그래서 업무의 산출물에 필요한 모든 형태의 정보는 찾기 쉽게 아카이빙 되어 있거나, 누구에게서 찾아야 할지 쉽게 알 수 있어야 하고, 비교적 투명하게 공개되어 누구나 접근하고 활용할 수 있어야 합니다.

반대로 업무에 대한 정보를 잘 찾을 수 없다는 말은 성과와 일의 효율이 떨어진다는 것을 방증합니다. 예를 들어 정보를 특정 사람이나 부서에서 독점하거나, 권한이 엄격하게 설정되어 접근 자체가 어렵거나, 정리된 체계나 관리가 없어 어디에 어떤 정보가 있는지 자체를 파악하기 어렵거나, 데이터나 기록 자체가 없다면 업무의 퀄리티가 저하될 수 있습니다. 여기서 말하는 정보는 모든 회사의 정보가 아닙니다. 업무와 관련된 정보를 폭넓게 접근할 수 있고, 간단한 절차로 얻을 수 있다면 업무의 성과는 더 높아질 수 있어요.

✔️ 필요에 따라 정보를 골라서 쓸 수 있는 환경인가요?

정보는 적어도 많아도 문제가 될 수 있습니다. 아무 정보나 접근하는 것이 아니라 필요에 따라 골라서 쓸 수 있는 환경이 필요합니다. 정보는 충분하되 양질의 정보로 관리되어야 하고, 양질의 정보들이 잘 활용될 수 있도록 체계적으로 분류되어 정리되어야 잘 쓰일 수 있습니다.

✔️ 정보를 저장하는 시스템과 정보를 활용하는 채널이 필요!

편리한 활용을 위해서는 디지털 아카이브를 구축하고 정보의 종류나 일시 등의 히스토리 관리가 필요합니다. 그리고 정보를 꺼내어 활용하는 채널도 필요하죠. 점점 정보를 만드는 일보다 관리하는 일이 더 중요해지고 있습니다. 즉 정보를 관리하는 방법과 담당자의 역할을 설정하고, 관리가 필요한 정보의 종류나 수준을 정의하는 것도 중요합니다. 정보에의 접근 권한과 승인, 보안을 정책적으로 또한 기술적으로 운영하는 것도 활용의 편리성을 높여주는 요건이 됩니다.

✔️ 변화에 빠르게, 정보는 적시에!

성과와 관련된 정보들이 수시로 변경되는 요즘 비즈니스 환경에는 정보의 적시성이 중요합니다. 예를 들어, 개인은 조직 목표에 따라 필수 추진 사항을 실행하고 있는데, 시장 상황이 변해 실행 전략을 수정해야 하는 상황을 가정해 봅시다. 변화를 캐치하고 감지했을 때, 그러한 정보가 해당 성과와 관련된 사람들에게 빠르게 공유되는 것은 개인의 성과나 조직 목표 달성에 매우 중요한 요건이 됩니다. 또한 의사 결정된 사항이 빠르게 관련된 사람들에게 왜곡되지 않고 신속하게 전달되는 것도 중요하죠.

✔️ 정보를 알지 못해 변화에 빠르게 대응하지 못한다면?

정보 공유의 속도가 느리면 변화에 대한 대응 속도가 느려지면서 리스크가 커지게 됩니다. 실행으로 연결되는 속도가 느린 이유는 다양하겠지만, 위계가 강한 조직일수록, 경쟁적이고 결과 중심의 분위기일수록, 정보가 권한이 되는 조직일수록, 정량적이고 경직적인 성과 체계를 갖고 있을수록 정보의 흐름이 원활하지 못한 경우가 많습니다. 따라서, 정보 공유의 속도를 높이는 구체적인 방법은 조직마다 다르지만,  정보의 접근성과 활용 편리성을 높이고, 성과에 대해 구체적이고 직접적으로 커뮤니케이션하는 제도와 문화를 만드는 방향으로 접근하는 것이 필요합니다.

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