• 개인정보를 수집하고자 한다면, 이를 처리하는 근거를 확실히 확인해야 합니다. 정보 주체와 수집 목적에 따라 동의서, 개인정보 처리방침, 이용약관 등이 있는데, HR에서 챙겨야 할 것은 대부분 동의서에 대한 것이죠.
  
  동의서란, 수집 및 이용하려는 개인정보의 항목, 목적, 보유 기간 등을 이용자에게 안내하고 동의를 수집하기 위한 문서입니다. 동의서를 작성할 때 유의할 것은 수집 목적과 내용을 명확히 할 것, 그리고 동의 거부 권리 및 동의 거부 시 불이익 내용에 대해 고지해야 한다는 것입니다.

• 개인정보 수집 및 이용 동의서에는 개인정보의 보유 및 이용 기간이 명시되어 있어야 합니다. 채용, 근태관리, 증명발급 등 업무 목적별로 최소한의 보유기간이 있고, 담당 실무자는 각 보유기간을 수시로 체크하는 것이 바람직합니다. 

상시근로자 30인 이상 사업장부터는 채용절차의 공정화에 관한 법률(채용절차법)이 적용됩니다. 동법 제4조의3에 따르면 직무수행에 필요하지 않은 개인정보는 절대적으로 요구가 금지되는데요. 특히 면접 전형에서 간과하기 쉬운 개인정보들이니, 신경써야 할 부분입니다.

입사에 필요한 제출 서류 목록에 관해서는 법으로 정하는 바가 없습니다. 따라서 최소 수집의 원칙에 근거하여 이력서, 자기소개서, 학위증명서, 경력증명서, 자격증명서 등 직원의 채용 과정에서 필요하다고 판단되는 서류를 요청할 수 있습니다.

이때 해당 서류 목록이 입사지원자에 따라 수정, 추가 및 삭제되는 것은 바람직하지 않습니다. 실무적으로는 취업규칙 등에 규정해두는 것이 바람직하고, 채용 공고에도 제출 서류 목록을 명시하는 것이 채용의 공정성을 확보하는 방법이랍니다.

또한 입사지원자가 제출 서류 반환을 요구할 때는, 본인임을 확인한 후 반환해주어야 합니다. 입사지원자는 채용절차법 시행령 서식인 [채용서류 반환청구서]를 활용해 회사로 요청하면 되고, 회사는 14일 이내에 채용서류에 기재된 주소지로 반환하면 되는 것이죠. (당사자간 합의하는 방법도 가능합니다.) 이때 반환비용은 회사가 부담한다는 것, 잊지마세요!

• 개인정보처리자 : 업무를 목적으로 개인정보파일을 운용하기 위해 스스로 또는 다른 사람을 통해 개인정보를 처리하는 자(공공기관, 법인, 단체 및 개인)
• 개인정보취급자 : 이용자의 개인정보를 수집, 보관, 처리, 이용, 제공, 관리 또는 파기 등의 업무를 하는 자
• 개인정보 보호책임자 : 이용자의 개인정보 보호 업무를 총괄하거나 업무처리를 최종 결정하는 임직원

교육 횟수, 시간 등은 법에서 정해진 사항이 없으나 연 1~2회 정도를 권장하고 있습니다. 이때 교육은 반드시 외부 강사를 통해 실시할 필요가 없으므로 회사의 개인정보 관련 책임자가 직접 교육을 실시해도 좋습니다.

또한 정부에서 운영하는 개인정보보호 포털(www.privacy.go.kr)을 통해 온라인 교육도 가능하니, 적극 고려해보시길 추천합니다! 요즘처럼 개인정보 보호 이슈에 민감한 때이거나, 필요하다고 판단되는 시점에 하는 것이 효과적이겠죠?

개인정보 보호법에서는 교육 미실시에 따른 과태료나 벌칙 규정은 없습니다만, 개인정보유출 등 관련 사고가 발생했을 때에는 사업주 책임, 손해배상 등의 이슈로 교육 실시 여부를 확인할 수 있습니다. 따라서 미리 정기적인 교육 실시 및 운영 방침을 세우는 것이 좋습니다.

 HR은 IMHR에서   IMHR 드림